Plazos de conservación de documentos personales y de empresa
Cuánto guardar los documentos fiscales y las facturas, cuáles conservar siempre, cuáles cinco años, qué hacer cuando dejan de estar en vigor y cómo custodiarlos
¿Cuántos años se tiene que guardar la documentación?
No hay un plazo único: Hacienda puede liquidar un impuesto durante cuatro años, los empresarios guardan libros y justificantes seis años y las acciones personales prescriben a los cinco. Por eso conviene conservar cada documento mientras pueda hacer falta, y los importantes pueden custodiarse con un depósito notarial de la huella de hasta 50 años.
Cada documento tiene su propio plazo, y casi siempre depende de cuánto tiempo puede alguien reclamar algo con él: Hacienda, un trabajador, la otra parte de un contrato. Tirarlo antes puede dejar sin prueba a quien lo necesitaba.
Cómo conservar un documento con garantías se explica en la guía para custodiar documentos ante notario.
Takeaways - Puntos clave del artículo
- Cuatro años fiscales: El derecho de la Administración a determinar la deuda tributaria prescribe a los 4 años (art. 66 de la Ley General Tributaria).
- Seis años mercantiles: Los empresarios conservan libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio durante 6 años desde el último asiento (art. 30 CCom).
- Documentación laboral: No conservar durante 4 años la documentación de afiliación, cotización y recibos de salarios es una infracción (art. 21.1 LISOS).
- Acciones personales: Las acciones personales sin plazo especial prescriben a los 5 años desde que puede exigirse el cumplimiento (art. 1964.2 CC).
- Bienes inmuebles: Las acciones reales sobre bienes inmuebles prescriben a los 30 años, según el artículo 1963 del Código Civil.
¿Un documento debe conservarse durante años?
Custodiar el documento por años Plazos de 5, 10, 20 y 50 años • Aviso antes de que venza la custodia • Descarga o renovación de las evidencias¿Cuántos años hay que guardar los documentos fiscales y facturas?
Como mínimo, mientras Hacienda pueda revisarlos: su derecho a determinar la deuda tributaria prescribe a los cuatro años (art. 66 LGT). Si una operación de un ejercicio ya prescrito sigue afectando a otro que no lo está, hay que poder justificarla mientras dure ese plazo (art. 70.3 LGT).
Los empresarios tienen además la obligación mercantil de conservar libros, correspondencia y justificantes seis años desde el último asiento (art. 30 CCom). Se desarrolla en los plazos de conservación en la empresa.
¿Qué documentos se deben guardar para toda la vida?
No hay una norma general que obligue a un particular a guardar documentos de por vida. Sí conviene conservar los que acreditan derechos duraderos, como la propiedad de un inmueble: las acciones reales sobre inmuebles prescriben a los treinta años (art. 1963 CC).
¿Qué documentos se deben guardar por 5 años?
Los que sirven para reclamar o defenderse en obligaciones personales sin plazo especial, porque esas acciones prescriben a los cinco años desde que puede exigirse el cumplimiento (art. 1964.2 CC): contratos, recibos o comunicaciones entre las partes.
En las comunidades de propietarios, el secretario conserva durante cinco años las convocatorias, comunicaciones y demás documentos relevantes (art. 19 LPH). Las actas de las sociedades se tratan en el libro de actas en formato digital.
¿Cuánto tiempo deben guardarse los documentos cuando dejan de estar en vigor?
Hasta que prescriban las acciones que pueden derivarse de ellos. Un contrato que ya terminó puede seguir siendo necesario para reclamar un pago o defenderse de una reclamación, y la acción personal dura cinco años desde que pudo exigirse el cumplimiento.
Si la fecha del documento puede discutirse frente a terceros, conviene reforzarla, como se explica en la fecha cierta de un documento privado.
¿Cómo conservar documentos importantes de forma segura y verificable?
Con copias en soportes distintos y, para los que pueden servir como prueba, un registro externo de su huella. El servicio Custodium deposita ante notario el hash del archivo con un sello de tiempo cualificado eIDAS, por 5, 10, 20 o 50 años.
Antes del vencimiento, el sistema avisa para descargar las evidencias o renovar la custodia. La tarifa depende del peso del archivo y del plazo, desde 2,50 € por MB para 5 años, como se detalla en el precio del depósito notarial.
Qué distingue custodiar de archivar está en qué supone la custodia de un documento.
Conclusión
Los documentos fiscales se guardan al menos cuatro años, los libros y justificantes de un negocio seis y los contratos mientras duren las acciones personales, cinco años. Lo que acredita derechos duraderos conviene conservarlo sin fecha de caducidad.
Para conservar un archivo con prueba de su integridad durante años está la custodia de documentos a largo plazo de CartaSinSobre.
¿Hace falta poder demostrar que el archivo no ha cambiado?
Depositar la huella con sello de tiempo Hash y sello cualificado eIDAS • Certificado con fecha de registro • Tarifa proporcional al peso del archivoPreguntas frecuentes (FAQ) sobre los plazos para guardar documentos
Al menos cuatro años, porque ese es el plazo en que prescribe el derecho de la Administración a determinar la deuda tributaria (art. 66 LGT). Si un dato de un ejercicio prescrito influye en otro que no lo está, debe poder justificarse mientras dure el plazo de este último (art. 70.3 LGT).
La documentación de afiliación, altas, bajas y cotización a la Seguridad Social, y los recibos de pago de salarios, debe conservarse durante cuatro años: no hacerlo está tipificado como infracción (art. 21.1 LISOS). Otros documentos laborales pueden tener plazos propios según su normativa.
Depende de la obligación. Algunas normas exigen ya el soporte electrónico, como los libros de actas y de socios de las sociedades, y otras pueden requerir el original. La custodia de la huella acredita la integridad y la fecha del archivo, pero no cambia la obligación formal de cada documento.
