Cuántos años hay que guardar los documentos: plazos por tipo

Los plazos de conservación varían por tipo: cuatro años para documentos fiscales, cinco para civiles y sin caducidad para escrituras, testamentos y sentencias.

El tiempo durante el que hay que guardar los documentos depende de su naturaleza y de la normativa que los regula, sin que exista un plazo único aplicable a todos. Los documentos fiscales y las facturas siguen, con carácter general, el plazo de prescripción tributaria de cuatro años; la documentación laboral se mueve en un plazo similar; y las obligaciones civiles y personales quedan sujetas a plazos propios. Junto a estos, existe un grupo de documentos que conviene conservar de forma indefinida por su valor probatorio o registral, como las escrituras, los testamentos y las sentencias firmes.

Conocer estos plazos forma parte de una gestión documental ordenada y se enmarca en el ámbito más amplio de la custodia de documentos [link interno: Art. C1].

Takeaways - Puntos clave del artículo

• Plazo fiscal: Los documentos fiscales y las facturas se conservan, con carácter general, cuatro años, el plazo de prescripción de las obligaciones tributarias en España.
• Documentos permanentes: Las escrituras de propiedad, los testamentos, las sentencias firmes y los documentos de identidad no tienen plazo de caducidad y conviene guardarlos siempre.
• Acciones civiles: Los documentos que respaldan obligaciones personales o civiles se guardan cinco años, el plazo general de prescripción fijado por el Código Civil.
• Documentos laborales: La documentación laboral, como contratos y nóminas, se conserva de forma general cuatro años por su relación con las obligaciones ante la Seguridad Social.
• Custodia verificable: Para documentos sin plazo definido o con valor probatorio, la custodia digital con depósito notarial acredita su existencia e integridad a largo plazo.

¿Cuántos años hay que guardar los documentos fiscales y facturas?

Los documentos fiscales y las facturas deben conservarse, con carácter general, durante cuatro años. Ese plazo coincide con la prescripción de las obligaciones tributarias y del derecho de la Administración a comprobar y liquidar impuestos, y se cuenta desde que termina el periodo de presentación de la declaración correspondiente.

• Regla general fiscal: el artículo 66 de la Ley General Tributaria fija en cuatro años la prescripción del derecho de Hacienda a determinar la deuda tributaria.
• Ámbito mercantil: los empresarios conservan libros, facturas y justificantes durante seis años desde el último asiento, según el artículo 30 del Código de Comercio.

En la práctica, cuando un mismo documento tiene efectos fiscales y contables a la vez, prevalece el plazo más largo para cubrir ambas obligaciones.

¿Qué documentos se deben guardar para toda la vida?

Algunos documentos deben guardarse de forma permanente porque no tienen plazo de caducidad y pueden ser necesarios en cualquier momento de la vida o para los herederos. Se trata, sobre todo, de documentos con valor registral, patrimonial o de identidad:

• Escrituras y títulos de propiedad: acreditan la titularidad de inmuebles y bienes, y conviene conservarlos mientras dure la propiedad y después de ella.
• Testamentos y documentos sucesorios: son la base de la herencia y deben estar disponibles para los herederos.
• Sentencias y resoluciones firmes: fijan derechos y obligaciones definitivos, por lo que se guardan sin plazo.
• Documentos de identidad y estado civil: el DNI, el libro de familia y los certificados registrales acompañan a la persona durante toda su vida.

¿Qué documentos se deben guardar por 5 años?

Los documentos que respaldan obligaciones personales o contractuales sin plazo especial se guardan, con carácter general, cinco años. Ese periodo corresponde a la prescripción de las acciones personales fijada en el artículo 1964 del Código Civil, reducida de quince a cinco años por la Ley 42/2015. Entran en este grupo, por ejemplo:

• Contratos civiles y de préstamo: recibos, contratos privados y justificantes de pago vinculados a obligaciones entre particulares.
• Facturas de suministros y servicios: comprobantes de luz, agua, telefonía o comunidad de vecinos, útiles ante posibles reclamaciones.
• Recibos de alquiler: justificantes del pago de la renta y de la fianza mientras la acción para reclamarlos no haya prescrito.

¿Cuánto tiempo deben guardarse los documentos cuando dejan de estar en vigor?

Cuando un documento deja de estar en vigor, el tiempo que debe guardarse depende del tipo de documento y de la normativa que le afecte, no de la fecha en que dejó de tener efecto. Un contrato vencido, por ejemplo, sigue siendo relevante mientras puedan derivarse de él reclamaciones o responsabilidades. Por eso la referencia no es la vigencia, sino el plazo de prescripción de las acciones asociadas. En caso de duda, la pauta más prudente es conservar el documento durante el plazo máximo previsto para eventuales reclamaciones, de modo que siga sirviendo como prueba si surge un conflicto posterior.

¿Cómo conservar documentos importantes de forma segura y verificable?

Conservar documentos importantes de forma segura y verificable exige dos garantías: que el archivo no se pierda ni se altere y que su existencia pueda demostrarse ante terceros. La custodia digital con depósito notarial cubre ambas, porque combina el almacenamiento del archivo con una prueba de su integridad y de su fecha. En lugar de depender solo del soporte físico, deposita ante notario la huella digital del documento, un mecanismo propio del depósito notarial [link interno: Art. C2] que hace detectable cualquier cambio posterior. Antes de contratarlo conviene revisar cuánto cuesta la custodia [link interno: Art. C3]. Custodium ofrece este servicio con plazos de cinco a cincuenta años desde su plataforma de custodia digital con depósito notarial.

Conclusión

El tiempo que hay que guardar los documentos no responde a una cifra única, sino al tipo de documento y a la normativa aplicable: cuatro años para lo fiscal y laboral, cinco años para las obligaciones civiles y personales, y conservación permanente para escrituras, testamentos y sentencias firmes.

Para los documentos sin plazo definido, o cuando lo esencial es poder demostrar su existencia e integridad, la custodia digital con depósito notarial ofrece una garantía estable en el tiempo. Quien quiera aplicar esta protección a sus documentos puede hacerlo desde el servicio de custodia digital de CartaSinSobre.