Certificado oficial: qué es y cuándo es válido

Qué debe tener un certificado para ser válido, si caduca, cómo se comprueba su autenticidad, si sirve una copia o un PDF reenviado y cómo enviarlo con prueba

Un certificado oficial acredita un dato tal como consta en los archivos de quien lo expide, y su valor depende de que pueda verificarse, por la firma o por el código seguro de verificación.

Como hoy casi todos se descargan en PDF, surgen dudas prácticas: si caducan, si vale una copia impresa y cómo demostrar que se entregaron.

Y como el certificado prueba un dato, pero no su entrega, es útil conocer qué aporta un burofax cuando hay que demostrar una entrega.

Takeaways - Puntos clave del artículo

• Emisor competente: El ayuntamiento certifica el padrón; el Ministerio de Justicia, el Registro Civil y otros registros, y la Seguridad Social, la vida laboral.
• Requisitos electrónicos: La Ley 39/2015 exige a los documentos administrativos electrónicos identificación, referencia temporal, metadatos y firmas electrónicas (art. 26).
• Sin caducidad general: Los certificados del padrón no llevan cláusula de caducidad y el de delitos sexuales tiene validez permanente, aunque el destinatario puede pedir uno reciente.
• Copias verificables: Las copias en papel de documentos electrónicos llevan un código para contrastarlas con los archivos del emisor (art. 27 de la Ley 39/2015).
• Documento privado: Un documento privado hace prueba plena en juicio si la parte a la que perjudica no impugna su autenticidad (art. 326 de la Ley de Enjuiciamiento Civil).

¿Qué debe tener un certificado para que sea válido?

Lo primero, que lo expida el organismo competente, el que custodia el dato:

Si es electrónico, la Ley 39/2015 exige a los documentos administrativos, entre otros requisitos, datos de identificación, una referencia temporal del momento en que se emiten y las firmas electrónicas que correspondan (art. 26).

En papel, lo firma quien corresponde: el certificado de empadronamiento, por ejemplo, el secretario del ayuntamiento con el visto bueno del alcalde. Para usarlo en otro país puede hacer falta, además, la apostilla.

Cómo se piden los más habituales se explica en el certificado de empadronamiento online, los certificados del Registro Civil, el de últimas voluntades, el de delitos sexuales y la vida laboral. Los certificados bancarios, en cambio, los emite una entidad privada: qué son los certificados bancarios.

¿Qué validez tiene un certificado?

Acredita el dato en la fecha en que se expide, y no todos caducan: los del padrón no llevan cláusula de caducidad, y el de delitos sexuales tiene validez permanente, según la Administración de Justicia en Euskadi.

Cuando un certificado tiene un plazo de validez, lo fija su propia normativa.

Otra cosa es que el destinatario pida uno reciente, porque el dato ha podido cambiar: en el de delitos sexuales, por ejemplo, el empleador puede pedir uno nuevo si tiene indicios de una condena posterior.

Ante una Administración, a menudo no hay que aportarlo: la Ley 39/2015 reconoce el derecho a no presentar documentos elaborados por cualquier Administración (art. 28.2).

¿Cómo se comprueba que un certificado electrónico es auténtico?

Con el código seguro de verificación (CSV) que figura en el documento: introducido en la sede electrónica del organismo emisor, permite acceder al original para compararlo.

En los certificados del Registro Civil, por ejemplo, el código empieza por RG, NS o MS, y el de delitos sexuales puede verificarse con su CSV en la sede del Ministerio de Justicia.

Si el PDF lleva una firma electrónica avanzada, también puede validarse: según el Reglamento eIDAS, esa firma permite detectar cualquier modificación posterior de los datos firmados (art. 26).

¿Sirve una copia impresa o un PDF reenviado del certificado?

En general, sí, si conserva lo que permite verificarlo. Según el artículo 27 de la Ley 39/2015, las copias en papel de documentos electrónicos indican su condición de copia y llevan un código para contrastar su autenticidad con los archivos del organismo emisor.

Un PDF reenviado tal como se descargó conserva, además, su firma electrónica. Conviene evitar fotos o escaneos en los que el código no se lea o falten páginas, y no editar el archivo.

La última palabra la tiene quien lo recibe: algunos destinatarios, sobre todo en trámites en el extranjero, piden el original en papel o apostillado.

¿Cómo enviar un certificado oficial con prueba de envío y entrega?

El certificado prueba un dato, pero no su entrega. Ante una Administración, se presenta por sus propios canales, como el registro electrónico, o ni siquiera hace falta aportarlo.

Ante un particular, como un banco, una aseguradora, un casero o una empresa, la prueba de la entrega corre a cargo de quien envía, y puede ser decisiva si de ella depende un plazo o un contrato.

Con BuroNet, el PDF viaja adjunto por email, SMS o WhatsApp, y se certifican el envío, la entrega y la apertura. En papel, Burofax One entrega una copia con certificación del contenido y acuse de recibo.

Conclusión

Un certificado oficial acredita un dato tal como consta en los archivos de quien lo expide: es válido si lo emite el organismo competente, con su fecha y su firma, y se verifica con la firma electrónica o el código seguro de verificación.

Para entregarlo con prueba, puede enviarse con un burofax electrónico con acuse de entrega y apertura o con un burofax en papel entregado con acuse.