Cuentas, actas y estatutos de la comunidad: cómo pedirlos
Si un vecino puede ver el libro de actas, cómo conseguir los estatutos, quién propone una auditoría, qué hacer si no se muestran y cómo pedirlos por escrito
¿Puede un propietario solicitar las cuentas de la comunidad de vecinos?
Un propietario puede consultar las cuentas de la comunidad de vecinos, las facturas, el libro de actas y los estatutos, porque el secretario y el administrador custodian esa documentación a disposición de los propietarios, con límites como examinarla en el despacho del administrador. La petición conviene hacerla por escrito, y el burofax electrónico certificado acredita su envío y su entrega.
Un propietario puede consultar las cuentas de la comunidad, las facturas, el libro de actas y los estatutos: el administrador custodia la documentación a disposición de los propietarios, y el secretario, los libros de actas.
Ese derecho tiene límites que han fijado los tribunales, como examinar los documentos con una finalidad concreta, y conviene ejercerlo por escrito.
Como la petición conviene poder acreditarla, es útil saber qué aporta un burofax a una petición por escrito.
Takeaways - Puntos clave del artículo
- Custodia del administrador: El administrador custodia la documentación de la comunidad a disposición de los propietarios (art. 20.e LPH).
- 5 años de documentos: El secretario custodia los libros de actas y conserva 5 años las convocatorias y comunicaciones de las juntas (art. 19.4).
- Límites al derecho: Según la jurisprudencia, la documentación se examina en el despacho del administrador y para fines concretos.
- La junta aprueba las cuentas: Aprobar el plan de gastos y las cuentas corresponde a la junta, como aprobar o reformar los estatutos (art. 14).
- Revisión, no auditoría: Según el ICAC, revisar las cuentas de una comunidad no es técnicamente una auditoría y puede hacerlo cualquier persona con experiencia en comunidades.
¿Quieres revisar las cuentas o las actas? Pídelas por escrito al administrador
Pedir la documentación con BuroNet Llega al email del administrador al momento • Entrega y apertura certificadas • Sin suscripción: pago por envío¿Puede un vecino solicitar el libro de actas de la comunidad de vecinos?
Sí. El secretario custodia los libros de actas y conserva durante cinco años las convocatorias y comunicaciones de las juntas (art. 19.4), y el administrador custodia la documentación de la comunidad a disposición de los propietarios (art. 20.e). La jurisprudencia ha fijado estos límites:
| Límite | Qué implica |
|---|---|
| Lugar | La documentación se examina en el despacho del administrador |
| Finalidad | Para fines concretos, sin peticiones genéricas o ilimitadas |
| Copias | Cuando lo aconsejen la complejidad o el interés específico del asunto |
| Datos personales | Solo los adecuados, pertinentes y limitados a ese interés legítimo |
| Buena fe | Sin un ejercicio abusivo del derecho ni reabrir asuntos ya tratados, salvo para impugnarlos |
¿Cómo pedir los estatutos de una comunidad?
Por escrito al presidente o al administrador, pidiendo una copia. Si están inscritos en el Registro de la Propiedad, también pueden solicitarse en el Registro donde esté inscrita la finca, sin presentar ningún documento, y cada vez es más frecuente que se adjunten a la escritura de compraventa.
No todas las comunidades los tienen: son potestativos, porque la ley permite que el título constitutivo los contenga, pero no lo exige, y si no están inscritos no perjudican a terceros (art. 5). La junta puede aprobarlos o reformarlos (art. 14.d).
¿Quién puede pedir una auditoría en una comunidad de vecinos?
Cualquier propietario puede proponerla, pidiendo por escrito al presidente que se incluya en el orden del día de la siguiente junta (art. 16.2). Lo habitual es que su contratación se apruebe por acuerdo de la junta, porque el coste lo asume la comunidad.
Según el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), revisar las cuentas de una comunidad no es técnicamente una auditoría de cuentas, aunque lo haga un auditor inscrito: puede hacerlo cualquier persona con conocimientos y experiencia en el funcionamiento de las comunidades.
Antes, conviene examinar las cuentas y las facturas que preocupan, para llevar a la junta datos concretos.
¿Qué hacer si un administrador no entrega la documentación?
Insistir por escrito y escalar la petición:
- Pedirla por escrito, concretando qué documentos se quieren examinar y para qué.
- Recurrir al presidente, que representa a la comunidad, para que sea él quien la solicite.
- Llevarla a la junta, pidiendo que se incluya en el orden del día.
Si aun así no se muestra, la Ley de Enjuiciamiento Civil permite pedir al juzgado, como diligencia preliminar, que se exhiban los documentos y cuentas de la comunidad (art. 256.1.4.º), algo que conviene valorar con un profesional. Se explica en qué hacer si el administrador de fincas no responde.
¿Cómo solicitar la documentación por escrito para que conste la petición?
Con un escrito breve al administrador o al secretario, con copia al presidente, que identifique el piso y los documentos concretos que se quieren examinar, como las cuentas de un ejercicio o las actas de un periodo.
Conviene proponer una fecha para consultarlos y, si se necesitan copias, explicar para qué.
Con BuroNet, la petición llega al email del administrador con certificación del envío, la entrega y la apertura. En papel, Burofax One la entrega en su despacho con certificación del contenido y acuse de recibo.
Conclusión
Un propietario puede consultar las cuentas, las facturas, el libro de actas y los estatutos, porque el administrador custodia la documentación de la comunidad a su disposición, con los límites que marca la jurisprudencia. Una revisión de las cuentas, en cambio, se propone en la junta.
La petición puede enviarse con un burofax electrónico al email del administrador o con un burofax postal a la administración de fincas.
¿Prefieres enviar la petición en papel a la administración de fincas?
Pedir la documentación con Burofax One Entrega bajo firma en el despacho • Texto de la petición certificado • Acuse de recibo en tu áreaPreguntas frecuentes (FAQ) sobre la documentación de la comunidad de propietarios
Quienes la comunidad haya autorizado: según el Banco de España, la disposición de los fondos corresponde a los apoderados o autorizados, que pueden ser el presidente, un administrador de fincas o dos o más vecinos con firma conjunta. El resto de propietarios revisa las cuentas en la junta, que es quien las aprueba.
Nada irregular: los estatutos son potestativos, porque la ley permite que el título constitutivo los contenga, pero no los exige (art. 5 LPH). La comunidad se rige entonces por la ley, el título y los acuerdos de la junta, que puede aprobar estatutos o normas de régimen interior.
