Obligados a la vía electrónica con la Administración

Qué establece el artículo 14.2 de la Ley 39/2015, si las empresas están obligadas, qué pasa con los autónomos, si un particular puede elegir y qué canal usar

Están obligados a relacionarse electrónicamente con la Administración las personas jurídicas, las entidades sin personalidad jurídica, los profesionales con colegiación obligatoria en su actividad, quienes representen a un obligado y los empleados públicos (art. 14.2 de la Ley 39/2015).

Las personas físicas pueden elegir y cambiar de canal, salvo que una norma las obligue, como ocurre con los autónomos ante la Seguridad Social.

Como elegir bien el canal evita perder un plazo, es útil saber qué aporta un burofax a quien no está obligado a la vía electrónica.

Takeaways - Puntos clave del artículo

• 5 grupos obligados: Personas jurídicas, entidades sin personalidad, profesionales con colegiación obligatoria, representantes de obligados y empleados públicos (art. 14.2).
• Las personas físicas eligen: Pueden elegir en todo momento si se relacionan por vía electrónica o no, y cambiar de medio cuando quieran (art. 14.1).
• Autónomos desde 2018: Ante la Seguridad Social, los autónomos hacen por vía electrónica la afiliación, la cotización y la recaudación desde el 1 de octubre de 2018.
• Nuevos obligados en 2026: Desde el 1 de septiembre de 2026, quien solicita o cobra la incapacidad temporal recibe por vía electrónica las notificaciones de la Seguridad Social.
• Subsanar el papel: Si un obligado presenta en papel, se le pide subsanar por vía electrónica, y cuenta como fecha la de la subsanación (art. 68.4).

¿Qué establece el artículo 14.2 de la LPAC?

Enumera quiénes están obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones públicas:

• Las personas jurídicas, como las sociedades o las asociaciones.
• Las entidades sin personalidad jurídica, como una comunidad de bienes.
• Quienes ejercen una profesión con colegiación obligatoria, en los trámites de esa actividad; entre ellos, los notarios y los registradores.
• Quienes representan a un interesado obligado a relacionarse por esa vía.
• Los empleados públicos, en los trámites que hacen por su condición de empleado público.

El apartado 3 permite extender la obligación por reglamento a determinados procedimientos y colectivos de personas físicas que, por su capacidad económica, técnica o dedicación profesional, tengan acceso a los medios electrónicos.

¿Las personas jurídicas están obligadas a recibir notificaciones electrónicas?

Sí: las notificaciones se practican por medios electrónicos en todo caso cuando el interesado está obligado a recibirlas así (art. 41.1). Una sociedad las recibe en la DEHú o en la sede de cada organismo, y si no las abre en diez días naturales, se entienden rechazadas (art. 43.2).

La Agencia Tributaria las incluye en su sistema de notificaciones electrónicas obligatorias, y la DGT dejó de enviar notificaciones en papel a las personas jurídicas el 1 de noviembre de 2022.

También afecta a sus escritos: si una empresa presenta una solicitud en papel, se le requiere para que la subsane por vía electrónica, y cuenta como fecha de presentación la de la subsanación (art. 68.4).

¿Los autónomos tienen la obligación de relacionarse electrónicamente con la Administración?

El artículo 14.2 no los incluye con carácter general, salvo que ejerzan una profesión con colegiación obligatoria, pero algunas normas sectoriales sí los obligan:

• Seguridad Social: desde el 1 de octubre de 2018 hacen por vía electrónica la afiliación, la cotización y la recaudación de cuotas, y reciben las notificaciones en su sede electrónica (Orden ESS/214/2018).
• Agencia Tributaria: una persona física solo está obligada a sus notificaciones electrónicas en casos como la inscripción en el registro de devolución mensual o en el de grandes empresas, aunque puede suscribirse voluntariamente.

Con los demás organismos, un autónomo no colegiado puede elegir, como cualquier persona física, y la obligación con uno no se extiende automáticamente a los demás.

¿Una persona física puede elegir entre notificación en papel o electrónica?

Sí, con carácter general: puede elegir en todo momento si se comunica por medios electrónicos o no, y cambiar de medio cuando quiera (art. 14.1). También puede decidir que las notificaciones siguientes se practiquen o dejen de practicarse por vía electrónica (art. 41.1).

La elección se hace ante cada organismo: por ejemplo, el alta en la Dirección Electrónica Vial de la DGT es voluntaria para las personas físicas.

Hay excepciones, como quien solicita o cobra prestaciones de la Seguridad Social por nacimiento y cuidado de menor, riesgo durante el embarazo o la lactancia y, desde el 1 de septiembre de 2026, incapacidad temporal.

Quien elige la vía electrónica queda sujeto a la regla de los diez días; se explica en qué ocurre si no se abre una notificación en diez días.

¿Qué canal debe usar cada uno para dirigirse a la Administración?

Depende de la situación de cada uno:

• Los obligados, como una empresa o un profesional colegiado, usan el registro electrónico o la sede del organismo.
• Los demás pueden usar también una oficina de registro, las oficinas de Correos o, desde el extranjero, un consulado (art. 16.4).

Quien no está obligado y quiere además una prueba independiente del contenido y de la entrega en la sede puede enviar su escrito con Burofax One, con certificación del contenido y acuse de recibo; para los plazos cuenta la fecha de entrada en el registro.

A los obligados no les sirve: deben usar el registro electrónico. Se explica en cómo contestar a un requerimiento de la Administración.

Conclusión

Están obligados a la vía electrónica las personas jurídicas, las entidades sin personalidad jurídica, los profesionales con colegiación obligatoria, quienes representan a un obligado y los empleados públicos, además de colectivos como los autónomos ante la Seguridad Social. Las demás personas físicas eligen.

Quien puede elegir el papel puede enviar su escrito con un burofax postal para quien no está obligado a la vía electrónica, teniendo en cuenta que los plazos cuentan desde su entrada en el registro.