Conservar documentos importantes con valor de prueba

Qué conviene para guardar archivos importantes, cuál es la mejor manera, qué distingue la protección técnica de la legal y cómo evitar cambios en un documento

Un contrato, un título o un informe pueden perderse, filtrarse o, lo que es peor, ser discutidos cuando más se necesitan. Guardarlos bien es la mitad del trabajo; la otra mitad es poder demostrar qué contenían.

El depósito ante notario como forma de cubrir esa segunda mitad se explica en la guía del depósito notarial para particulares.

Takeaways - Puntos clave del artículo

• Presunción del sello: Un sello cualificado de tiempo goza de la presunción de exactitud de su fecha y hora y de integridad de los datos (art. 41.2 eIDAS).
• Efectos del documento electrónico: No se niegan efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba a un documento por estar en formato electrónico (art. 46 eIDAS).
• Carga de la comprobación: Con un servicio de confianza cualificado, la comprobación del documento impugnado corresponde a quien lo impugna (art. 326.4 LEC).
• Privado no discutido: Un documento privado hace prueba plena en el proceso cuando la parte a quien perjudica no impugna su autenticidad (art. 326.1 LEC).
• Fecha frente a terceros: La fecha de un documento privado cuenta frente a terceros, entre otros casos, desde su entrega a un funcionario público por razón de su oficio (art. 1227 CC).

¿Qué es lo más seguro para guardar archivos importantes?

Combinar una buena conservación con una prueba de integridad. Lo primero protege frente a la pérdida: copias en lugares distintos, cifrado y acceso restringido. Lo segundo, frente a la duda: un registro de la huella con fecha cualificada.

Ninguna de las dos cosas sustituye a la otra. Las diferencias se explican en nube o custodia con depósito.

¿Cuál es la mejor manera de guardar documentos importantes?

Siguiendo unas pocas reglas:

• Original intacto: guardar el archivo tal como se firmó o recibió, sin volver a editarlo.
• Varias copias: al menos una fuera del equipo y de la cuenta habitual.
• Acceso limitado: solo para quien lo necesita.
• Huella registrada: con sello de tiempo cualificado, cuanto antes.

Qué valor tiene después ese documento se explica en la eficacia de un documento privado.

¿Qué diferencia hay entre proteger un archivo técnicamente y protegerlo legalmente?

Protegerlo técnicamente es evitar que se pierda, se filtre o se altere, con copias, cifrado y contraseñas. Protegerlo legalmente es poder demostrar ante un tercero qué contenía y desde cuándo, algo que la protección técnica, por sí sola, no acredita.

Un PDF cifrado puede estar a salvo y, aun así, no probar su fecha si alguien la discute. Qué ocurre entonces se explica en impugnar un documento aportado.

¿Cómo proteger un documento para que no pueda ser modificado?

Técnicamente, un PDF puede protegerse con contraseña contra la edición o firmarse electrónicamente, de modo que un cambio posterior invalide la firma. Aun así, lo que permite detectar cualquier cambio es comparar su hash con uno registrado antes.

Si el archivo cambia, aunque sea mínimamente, su huella deja de coincidir con la registrada. Cómo comprobarlo se explica en saber si un documento ha cambiado.

¿Cómo guardar y proteger un documento con garantías jurídicas usando Custodium?

Subiendo el archivo y eligiendo el plazo. La custodia con garantías Custodium calcula su hash, le aplica un sello de tiempo cualificado eIDAS, deposita la huella ante notario y conserva el archivo en servidores cifrados.

El registro es gratuito y el precio depende del peso del archivo y del plazo, desde 2,50 € por MB para 5 años, con pago por tarjeta. El certificado se descarga en el Área Reservada.

Conclusión

Proteger un documento con validez legal exige dos cosas: conservarlo intacto y en más de un lugar, y poder probar qué contenía y desde cuándo. La segunda se consigue registrando su huella con un sello de tiempo cualificado.

Para guardar un documento con esa prueba está la custodia con prueba legal de CartaSinSobre.