Guardar archivos en la nube frente a custodiarlos con fecha
Qué riesgos tiene la nube para documentos importantes, qué precauciones tomar, si es segura y en qué se diferencia de la custodia con depósito notarial
¿Qué diferencia hay entre guardar documentos en la nube y la custodia digital?
La nube guarda archivos; la custodia digital con depósito notarial, además, acredita que un archivo existía en una fecha y no ha cambiado. Para eso aplica un sello de tiempo cualificado a su huella y la deposita ante un tercero. Las dos se pueden combinar con el depósito notarial de huellas de Custodium.
Casi todos los documentos importantes acaban hoy en una carpeta en la nube. Allí están guardados y accesibles, pero eso no significa que se pueda demostrar cuándo existían ni que no han cambiado.
El depósito ante notario como forma de añadir esa prueba se explica en la guía del depósito notarial y la nube.
Takeaways - Puntos clave del artículo
- Presunción legal: Un sello cualificado de tiempo disfruta de la presunción de exactitud de la fecha y hora y de integridad de los datos vinculados (art. 41.2 eIDAS).
- Cambios detectables: El sello cualificado vincula fecha y hora con los datos de forma que se elimina razonablemente la posibilidad de modificarlos sin detectarlo (art. 42.1 eIDAS).
- Hora de referencia: El sello cualificado se basa en una fuente de información temporal vinculada al tiempo universal coordinado, el UTC (art. 42.1 eIDAS).
- Documento impugnado: Si se impugna un documento respaldado por un servicio de confianza cualificado, la comprobación corresponde a quien lo impugna (art. 326.4 LEC).
- Documento electrónico: eIDAS define el documento electrónico como todo contenido almacenado en formato electrónico, como texto o registro sonoro, visual o audiovisual (art. 3.35).
¿Los documentos importantes solo están en una carpeta en la nube?
Añadir prueba a los archivos Sello de tiempo cualificado eIDAS • Huella depositada ante notario • Archivo guardado en servidores cifrados¿Qué riesgos tiene el almacenamiento en la nube para documentos importantes?
Los principales no tienen que ver con perder el archivo, sino con lo que ocurre con él:
- Acceso indebido: si se comprometen las credenciales de la cuenta.
- Cambios o borrados: la sincronización propaga al instante una modificación o una eliminación.
- Dependencia del proveedor: sus condiciones o su disponibilidad pueden cambiar.
- Falta de prueba: la fecha que muestra el servicio no es un sello de tiempo cualificado.
Cómo se comprueba si un archivo ha cambiado se explica en detectar cambios en un documento.
¿Qué precauciones hay que tener al guardar documentos en la nube?
Las básicas son las siguientes:
- Verificación en dos pasos: para entrar en la cuenta.
- Cifrado: de los archivos más sensibles antes de subirlos.
- Permisos revisados: compartir solo con quien lo necesita y retirar los accesos que sobran.
- Copia en otro lugar: un segundo soporte, fuera de la misma cuenta.
Guardar no es lo mismo que custodiar, como se explica en qué implica custodiar un documento.
¿Es seguro guardar documentos importantes en la nube?
Para guardarlos, puede serlo si se toman precauciones. Como prueba, en cambio, tiene un límite: la fecha que muestra el servicio no es un sello cualificado, y si el documento se impugna, normalmente será quien lo aporta quien deba demostrar su autenticidad (art. 326.2 LEC).
Con un servicio de confianza cualificado, la comprobación pasa a quien impugna (art. 326.4). Cómo acreditar cuándo se creó un archivo se explica en probar cuándo se creó un archivo.
¿En qué se diferencia la custodia digital con depósito notarial del almacenamiento convencional en la nube?
La diferencia no está en dónde se guarda el archivo, sino en lo que se puede probar después:
| Aspecto | Nube convencional | Custodia con depósito notarial |
|---|---|---|
| Qué conserva | El archivo, editable por quien tenga acceso | El archivo y su huella, depositada ante notario |
| Fecha | La que registra el propio servicio | Sello de tiempo cualificado eIDAS |
| Integridad | Sin prueba de que no ha cambiado | Comprobable comparando el hash |
| Presunción legal | No tiene | Exactitud de fecha e integridad (art. 41.2 eIDAS) |
La huella es el valor que identifica el contenido del archivo; cómo se calcula se explica en qué es el hash de un archivo.
¿Cuándo usar solo la nube y cuándo combinarla con Custodium?
La nube basta para documentos de trabajo y copias del día a día. Para los que pueden acabar siendo prueba, como contratos firmados, obras, actas o evidencias, conviene añadir la custodia con sello cualificado Custodium, que deposita la huella ante notario sin revelar el contenido.
El certificado recoge el hash, la fecha exacta de registro y la referencia del depósito, y el archivo queda en servidores cifrados durante el plazo elegido, de 5 a 50 años.
Conclusión
La nube sirve para guardar y compartir archivos, pero no acredita por sí sola su fecha ni su integridad. Para los documentos que pueden acabar en un conflicto, conviene sumar un registro cualificado de su huella.
Para añadir esa prueba a los archivos importantes está la custodia con depósito de CartaSinSobre.
¿Un archivo de la nube podría acabar en un juicio?
Certificar un archivo importante Certificado con hash y referencia notarial • Formatos PDF, imagen, texto o ZIP • Precio por MB, IVA incluidoPreguntas frecuentes (FAQ) sobre la custodia digital y la nube
No hay una respuesta única: depende del cifrado, del control de accesos, de la ubicación de los servidores y de las copias que ofrezca cada servicio. Un almacenamiento convencional, en cualquier caso, no aporta por sí solo una prueba cualificada de la fecha y la integridad de un archivo.
No hay una clasificación oficial. Una división habitual distingue el almacenamiento local, en el propio equipo; el externo, en discos o memorias extraíbles; y el almacenamiento en la nube, en servidores de un proveedor. Otras clasificaciones técnicas, como archivos, bloques y objetos, responden a criterios distintos.
Depende del servicio. Hay registros que solo guardan la huella, y entonces el titular debe conservar el archivo original intacto, porque sin él no hay nada que comparar. En Custodium se conservan ambos: el archivo, en servidores cifrados, y su huella, depositada ante notario.
