Cómo demostrar cuándo se creó un archivo digital

Los metadatos de un archivo digital son editables y no prueban su fecha de creación, mientras que el depósito notarial del hash acredita cuándo existía.

Determinar cuándo se creó un archivo digital parece inmediato, porque el propio documento guarda metadatos con la fecha de creación y de modificación. El inconveniente es que esos metadatos pueden editarse, de modo que no bastan para demostrar de forma fiable el momento en que existió un archivo cuando alguien cuestiona esa fecha. La solución consiste en apoyarse en un registro externo e independiente que deposite la huella digital del archivo ante un tercero de confianza, para poder acreditar después su existencia y su integridad.

Esta necesidad de probar la fecha y el estado de un fichero forma parte de la custodia de documentos.

Takeaways - Puntos clave del artículo

• Metadatos editables: Los metadatos de un PDF se consultan en las propiedades del documento, pero son editables y manipulables, por lo que no prueban su fecha de creación.
• Sin valor jurídico: Cualquier persona puede modificar la fecha de creación de un archivo antes de enviarlo, de modo que un metadato no acredita nada frente a quien lo impugne.
• Verificación por hash: La autenticidad de un documento digital se comprueba recalculando su hash SHA-256 y comparándolo con el depositado: si coinciden, el archivo no ha sido alterado.
• Hash SHA-256 y Logalty: Custodium genera el hash SHA-256 del archivo y lo deposita notarialmente vía Logalty, dejando constancia de que existía en una fecha concreta.
• Prueba de existencia: Si en el futuro el hash del mismo archivo coincide con el depositado, queda demostrado que era idéntico y ya existía en esa fecha.

¿Cómo saber cuándo fue creado un archivo PDF?

Para saber cuándo fue creado un archivo PDF se pueden consultar sus metadatos, los datos que el propio documento guarda sobre su origen. La forma más directa es abrir el apartado Propiedades del documento en el lector de PDF, donde figuran la fecha de creación y la de última modificación registradas por el sistema.

El problema es que estos metadatos son editables y manipulables: pueden modificarse con herramientas habituales, de modo que la fecha mostrada no garantiza cuándo se creó realmente el archivo. Por eso sirven como referencia orientativa, pero no como prueba oponible frente a un tercero.

¿Por qué los metadatos de un archivo no son suficientes como prueba jurídica?

Los metadatos de un archivo no son suficientes como prueba jurídica porque cualquier persona puede modificar la fecha de creación antes de compartir el documento. Ese dato no está bajo el control de un tercero de confianza, sino del propio usuario, que puede alterarlo con facilidad.

Por eso un metadato no acredita por sí solo la fecha de un archivo frente a quien lo impugne: al ser manipulable, carece de la garantía de independencia que exige una prueba, un requisito propio de la prueba documental. Para que la fecha tenga valor probatorio se necesita un registro externo que ninguna de las partes pueda modificar.

¿Cómo verificar la autenticidad de un documento digital?

La autenticidad de un documento digital se verifica comparando su hash: se vuelve a calcular la huella digital del archivo y se contrasta con una huella de referencia depositada previamente. Si ambos valores coinciden, el documento es idéntico al original y no ha sido alterado.

El hash funciona como una huella única del contenido: cualquier cambio, por mínimo que sea, produce un hash completamente distinto. Esa sensibilidad es lo que permite detectar si un archivo ha sido modificado desde el momento en que se registró su huella de referencia.

¿Cómo acreditar de forma verificable cuándo existía un archivo?

Para acreditar de forma verificable cuándo existía un archivo hay que depositar su hash ante notario, de modo que quede constancia independiente de su existencia en una fecha concreta, lo que aporta fecha cierta al documento. Custodium realiza este proceso de forma automatizada:

• Cálculo del hash SHA-256: el sistema genera la huella digital única del archivo sin exponer su contenido.
• Depósito notarial vía Logalty: esa huella se deposita ante notario a través de Logalty, que actúa como prestador de servicios de confianza.
• Verificación futura: si más adelante se recalcula el hash del mismo archivo y coincide con el depositado, queda demostrado que era idéntico y ya existía en esa fecha.

Así la fecha de existencia deja de depender de metadatos editables y pasa a apoyarse en una evidencia notarial. Custodium ofrece este proceso desde su servicio de custodia digital con depósito notarial.

Conclusión

Saber cuándo se creó un archivo digital es posible consultando sus metadatos, pero esa fecha es editable y no constituye una prueba oponible frente a terceros. Para que sea verificable e irrefutable se necesita un registro externo e independiente, y el depósito notarial del hash cumple esa función al fijar la existencia del archivo en una fecha concreta.

El procedimiento calcula el hash SHA-256 del documento, lo deposita ante notario mediante Logalty y permite comprobar más tarde que el archivo no ha cambiado. Para aplicar esta garantía a un documento propio está disponible el depósito notarial online de CartaSinSobre.