Custodia notarial de documentos: acta, hash y validez
Qué es un depósito notarial, qué hace el notario con los documentos, qué validez tiene un acta notarial y cómo funciona la custodia digital con sello de tiempo
Depositar un documento ante notario sirve para poder demostrar, más adelante, que existía y cuál era su contenido en una fecha concreta. La figura está regulada: el Reglamento Notarial permite al notario recibir documentos para su custodia.
Con los archivos digitales, lo que se deposita puede ser su huella, el hash, junto a un sello de tiempo. Así funciona la custodia digital con depósito notarial.
Takeaways - Puntos clave del artículo
- Depósito ante notario: El artículo 216 del Reglamento Notarial permite al notario recibir en depósito objetos, valores, documentos y cantidades, como prenda de contratos o para su custodia.
- Prueba plena: Los documentos públicos hacen prueba plena del hecho que documentan, de la fecha de esa documentación y de la identidad del fedatario (art. 319 LEC).
- Sello cualificado de tiempo: Un sello cualificado de tiempo electrónico goza de presunción de exactitud de la fecha y hora y de integridad de los datos (art. 41 eIDAS).
- Documento electrónico: A un documento electrónico no se le pueden negar efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba por el mero hecho de ser electrónico (art. 46 eIDAS).
- Carga de la comprobación: Si se usó un servicio de confianza cualificado y el documento se impugna, la comprobación corresponde a quien lo impugna (art. 326.4 LEC).
¿Hace falta demostrar que un archivo existía en una fecha?
Custodiar un documento Hash y sello de tiempo cualificado eIDAS • Depósito notarial de la huella • Registro gratuito¿Qué es un depósito notarial?
Es el acto por el que un notario recibe y guarda algo que se le confía. Según el artículo 216 del Reglamento Notarial, puede recibir en depósito objetos, valores, documentos y cantidades, bien como prenda de contratos, bien para su custodia.
El depósito se documenta en un acta de depósito, que forma parte de los tipos de actas notariales. Admitirlo es voluntario para el notario, que rechaza los depósitos que garanticen actos contrarios a la ley o al orden público.
El mismo artículo regula el depósito de documentos en soporte informático, que se reseñan por características como su fecha, formato y extensión. Para recuperar lo depositado, quien lo pide debe acreditar su derecho.
¿Qué hace el notario con los documentos?
El notario es el funcionario público autorizado para dar fe de los contratos y demás actos extrajudiciales (art. 1 de la Ley del Notariado). Según su contenido, con ellos autoriza escrituras públicas o actas.
Las escrituras recogen declaraciones de voluntad, contratos y negocios jurídicos; las actas, la constatación de hechos o la percepción que de ellos tenga el notario (art. 144 del Reglamento Notarial). La diferencia se desarrolla en acta notarial y escritura pública.
Las escrituras matrices se guardan en el protocolo, su colección ordenada por años, y el protocolo electrónico se custodia mediante depósito en el Consejo General del Notariado (art. 17 de la Ley del Notariado). Se explica en qué es el protocolo notarial.
¿Qué validez tiene un acta notarial?
El acta notarial es un documento público. Como tal, hace prueba plena del hecho que documenta, de la fecha en que se produce esa documentación y de la identidad del fedatario (art. 319 LEC).
El Código Civil añade que los documentos públicos hacen prueba, aun contra tercero, del hecho que motiva su otorgamiento y de su fecha (art. 1218 CC).
La fecha de un documento privado, en cambio, solo cuenta frente a terceros desde su inscripción en un registro público, la muerte de un firmante o su entrega a un funcionario público (art. 1227 CC). Lo desarrollan la fecha cierta de un documento y documento público y privado.
¿Cómo funciona la custodia digital?
La custodia digital con depósito notarial combina tres elementos, y cada uno aporta algo distinto:
| Elemento | Qué aporta | Base |
|---|---|---|
| Hash del archivo | Identifica el archivo sin revelar su contenido | Función criptográfica |
| Sello cualificado de tiempo | Presunción de exactitud de la fecha y hora e integridad de los datos | Art. 41 eIDAS |
| Depósito notarial | Constancia de la huella ante un notario | Art. 216 Reglamento Notarial |
Para comprobar después que el archivo no ha cambiado, se vuelve a calcular su hash y se compara con el depositado: si coinciden, es el mismo archivo. Cómo se obtiene se explica en qué es el hash de un documento, y el sello, en el sello de tiempo electrónico.
El concepto general de custodia, más amplio que el depósito ante notario, está en qué es la custodia de documentos.
¿Para qué sirve un depósito notarial?
Sirve para contar con una prueba de que un documento existía, con un contenido concreto, antes de que surja una disputa. Los usos habituales son estos:
- Contratos privados: acreditar la versión firmada, como en proteger un contrato privado.
- Obras y diseños: fijar una prueba de existencia, útil para demostrar la autoría de una obra.
- Pruebas digitales: conservar archivos antes de actuar, como se explica en proteger una prueba digital.
Para obras, la relación con el Registro de la Propiedad Intelectual se analiza en la comparación con el registro oficial.
Custodium: custodia digital con depósito notarial del hash
Custodium calcula el hash del archivo, le aplica un sello de tiempo cualificado eIDAS y deposita la huella en el protocolo electrónico notarial. Ante el notario se deposita la huella, no el archivo, y el contenido del documento sigue siendo confidencial.
El proceso es online: registro gratuito, subida del archivo, cálculo automático del hash, elección del plazo y pago con tarjeta. El certificado de custodia, con el hash, la fecha de registro y la referencia del depósito notarial, se descarga en el área reservada.
La tarifa depende del peso del archivo y del plazo, sin suscripciones recurrentes: 2,50 € por MB para 5 años; 5,00 € para 10 años; 10,00 € para 20 años y 25,00 € para 50 años, IVA incluido. Antes del vencimiento, el sistema avisa para descargar las evidencias o renovar la custodia.
El detalle de precios está en cuánto cuesta un depósito notarial, y la diferencia con guardar archivos en la nube, en custodia digital frente a la nube.
Conclusión
Un depósito notarial permite demostrar que un documento existía y cuál era su contenido en una fecha. Con archivos digitales se deposita su hash con un sello cualificado de tiempo, mientras que el acta notarial, como documento público, hace prueba plena del hecho y de su fecha.
Para custodiar un archivo con depósito notarial de su huella está el servicio Custodium de CartaSinSobre.
¿El documento tiene que conservarse durante años?
Elegir el plazo de custodia Plazos de 5, 10, 20 o 50 años • Desde 2,50 € por MB, IVA incluido • Sin suscripciones recurrentesPreguntas frecuentes (FAQ) sobre el depósito notarial de documentos
Es el depósito ante notario de un bien o de una cantidad debida, por ejemplo cuando el acreedor rehúsa sin razón el pago o está ausente. La Ley del Notariado permite hacer ante notario el ofrecimiento de pago y la consignación (art. 69), y el Código Civil regula su efecto liberatorio (art. 1176).
El notario es un funcionario público autorizado para dar fe de contratos y actos extrajudiciales (art. 1 de la Ley del Notariado). El abogado es el licenciado en Derecho que dirige y defiende a las partes en los procesos o presta asesoramiento y consejo jurídico (art. 542 de la Ley Orgánica del Poder Judicial).
El artículo 1280 del Código Civil enumera los actos que deben constar en documento público, como los que crean o transmiten derechos reales sobre inmuebles, las capitulaciones matrimoniales, la renuncia a derechos hereditarios o determinados poderes. Fuera de los casos que exige la ley, acudir al notario es una opción para reforzar la prueba.
