Custodiar documentos: conservación, prueba e integridad
Qué es la custodia electrónica, cómo es el procedimiento, qué es un sistema de custodia, cuándo se necesita y en qué se diferencia de guardar en la nube
¿Qué es la custodia de documentos?
La custodia de documentos es la conservación ordenada y segura de archivos para poder acreditar, más adelante, qué contenían y que no han cambiado. Puede ser física o digital; en la digital, la huella del archivo puede depositarse ante notario con un sello de tiempo. Así funciona la custodia con depósito notarial de Custodium.
Guardar un archivo no es lo mismo que custodiarlo. La custodia añade lo que el simple almacenamiento no da: poder demostrar qué contenía y cuándo existía.
Una de sus formas es el depósito ante notario, que se explica en la guía del depósito notarial de documentos.
Takeaways - Puntos clave del artículo
- Dos modalidades: La custodia de documentos puede ser física, con el papel original, o digital, con el archivo electrónico y su huella.
- Huella del archivo: El hash identifica un archivo; la familia SHA-2 que especifica la norma FIPS 180-4 del NIST incluye el algoritmo SHA-256.
- Sello de tiempo: Un sello cualificado de tiempo electrónico goza de presunción de exactitud de la fecha y la hora que indica (art. 41 eIDAS).
- Documento electrónico: A un documento electrónico no se le niegan efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba solo por ser electrónico (art. 46 eIDAS).
- Seis años: Los empresarios conservan los libros, la correspondencia y los justificantes de su negocio durante 6 años (art. 30 del Código de Comercio).
¿Un archivo puede tener que servir como prueba?
Custodiar un archivo Hash calculado de forma automática • Sello de tiempo cualificado eIDAS • Registro sin coste¿Qué es la custodia electrónica de documentos?
Es la versión digital de la custodia: el archivo se conserva en soporte electrónico y se asocia a su huella o hash, un valor que lo identifica y que cambia si el archivo cambia. Así se puede comprobar después que el documento sigue siendo el mismo.
Si además un tercero fija la fecha, por ejemplo con un sello cualificado de tiempo, la custodia acredita también cuándo existía. Qué es esa huella se explica en la huella digital de un archivo.
¿Qué es el procedimiento de custodia de documentos?
En la custodia digital con depósito de la huella, el procedimiento sigue estos pasos:
- Identificar el documento que se quiere proteger.
- Calcular su hash.
- Asociar a la huella un sello de tiempo y depositarla.
- Conservar el certificado o justificante del depósito.
Cuánto tiempo conviene guardar cada tipo de papel está en los plazos para guardar documentos.
¿Qué es un sistema de custodia de documentos?
Es el conjunto de medios y reglas con que una persona o una empresa conserva sus archivos: dónde se guardan, quién accede, qué copias existen y cómo se prueba su integridad. Puede ir desde un archivo en papel hasta una plataforma con registro externo de la huella.
En las empresas hay además plazos legales: los libros y justificantes del negocio se conservan seis años (art. 30 del Código de Comercio). Se desarrolla en la custodia documental en empresas.
¿Cuándo se necesita custodiar un documento?
Cuando el archivo tiene valor jurídico, probatorio o económico y puede hacer falta demostrar que existía y que no ha cambiado. Los casos típicos son estos:
- Contratos privados: la versión firmada por las partes.
- Obras y diseños: la prueba de que existían en una fecha.
- Pruebas digitales: capturas o archivos previos a una reclamación.
Un documento privado sin refuerzos puede ver discutida su fecha frente a terceros, como se explica en la validez de un documento privado.
¿Qué diferencia hay entre guardar un documento en la nube y custodiarlo con depósito notarial?
La nube conserva una copia del archivo, pero no acredita por sí sola cuándo existía ni que no se ha modificado. La custodia con depósito notarial añade un registro externo de la huella, con fecha y hora.
Custodium calcula el hash del archivo, le aplica un sello de tiempo cualificado eIDAS y deposita la huella en el protocolo electrónico notarial, sin revelar el contenido. El certificado se descarga en el área reservada, desde 2,50 € por MB para 5 años.
La comparación completa está en custodia digital y almacenamiento en la nube.
Conclusión
La custodia de documentos permite conservar un archivo y, sobre todo, demostrar qué contenía y cuándo existía. En su versión digital se apoya en el hash y en un sello de tiempo, y el depósito notarial de la huella añade un registro externo.
Para custodiar un archivo con esas garantías está la custodia digital de CartaSinSobre.
¿El documento ya está listo para guardarse?
Depositar la huella del documento Certificado en el área reservada • Plazos de 5 a 50 años • Pago único, sin suscripciónPreguntas frecuentes (FAQ) sobre la custodia de documentos
Es el registro de lo que le ocurre a un documento desde que se obtiene hasta que se presenta como prueba: quién lo tuvo, cuándo y qué se hizo con él. Su objetivo es poder demostrar que el documento que llega al final es el mismo que se obtuvo al principio.
Significa conservar documentos de forma ordenada y segura, de modo que puedan recuperarse y que su contenido pueda acreditarse cuando haga falta. En la versión digital, esa acreditación se apoya en el hash del archivo y, en su caso, en un sello de tiempo o en un depósito ante notario.
No la sustituye: la custodia acredita la existencia y la integridad de un archivo en una fecha, y la firma electrónica vincula el documento a quien firma. Son complementarias, porque un contrato puede firmarse electrónicamente y custodiarse después, de modo que conste quién firmó y que el texto no ha cambiado.
Con copias en soportes distintos, acceso restringido y, cuando el documento puede servir como prueba, un registro externo de su huella. Las copias protegen frente a la pérdida o el borrado; el registro de la huella permite demostrar que el archivo no se ha modificado desde una fecha concreta.
Es la custodia de archivos electrónicos: su conservación junto con los medios para acreditar su integridad y su fecha. Se diferencia del simple almacenamiento en que permite demostrar, frente a terceros, que el archivo existía en un momento dado y que no ha cambiado desde entonces.
