Custodia de documentos en empresas: qué es y cuánto tiempo

La custodia de documentación empresarial conserva los archivos con plazos legales según el tipo y admite custodiarlos con depósito notarial del hash.

La custodia de documentación empresarial ordena la conservación de los archivos de la empresa para que puedan localizarse, consultarse y aportarse como prueba durante el tiempo que exige la ley. Los plazos no son uniformes: la documentación contable y mercantil se conserva con carácter general durante seis años, mientras que la fiscal y buena parte de la laboral se sitúan en torno a los cuatro años. Ajustar cada tipo de documento a su plazo evita sanciones y conserva la capacidad de la empresa para acreditar un hecho anterior.

La conservación ordenada de estos archivos es una de las dimensiones de en qué consiste la custodia de documentos.

Takeaways - Puntos clave del artículo

• Qué es: La custodia de documentación empresarial conserva los archivos de la empresa de forma ordenada, segura y verificable, cumpliendo los plazos que exige la ley.
• Plazos de conservación: La documentación contable y mercantil se conserva seis años según el artículo 30 del Código de Comercio, y la fiscal cuatro años con carácter general.
• Documentos permanentes: Las escrituras de constitución, los estatutos sociales y las actas de la junta se conservan de forma permanente mientras la sociedad exista.
• Documentación laboral: La documentación de los trabajadores se conserva un mínimo orientativo de cuatro años, ampliable en prevención de riesgos y prestaciones de jubilación.
• Custodia digital: La custodia digital deposita ante notario la huella SHA-256 del archivo y entrega un justificante en PDF que acredita su existencia e integridad.

¿Qué es la custodia de documentos en empresas y qué significa?

La custodia de documentos en empresas es el conjunto de procesos que garantizan la conservación ordenada, segura y verificable de los archivos de la empresa. Custodiar significa mantener cada documento accesible e íntegro durante el plazo que marca la ley, de modo que pueda recuperarse y aportarse como prueba cuando se necesite. La custodia abarca tanto el archivo físico como el digital y cubre documentación laboral, contable, mercantil y fiscal. Su finalidad no es solo guardar, sino poder demostrar qué documento existía y con qué contenido en un momento dado.

¿Cuánto tiempo debe guardar una empresa la documentación?

El tiempo que una empresa debe guardar su documentación depende del tipo de documento y, con carácter general, oscila entre cuatro y seis años, sin perjuicio de los documentos que se conservan de forma permanente. Los principales plazos orientativos son:

• Documentación contable y mercantil: seis años. El artículo 30 del Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes de su negocio durante seis años.
• Documentación fiscal: cuatro años con carácter general, en línea con el plazo de prescripción tributaria del artículo 66 de la Ley General Tributaria.
• Documentación laboral y de Seguridad Social: un mínimo orientativo de cuatro años, que conviene ampliar cuando existan reclamaciones o prestaciones vinculadas.

Al tratarse de plazos con implicaciones legales, conviene contrastar cada caso concreto con la normativa vigente antes de destruir cualquier archivo. El detalle de cuántos años hay que guardar un documento se aborda en una referencia específica.

¿Qué documentos de empresa deben conservarse de forma permanente?

Determinados documentos societarios deben conservarse de forma permanente, mientras la sociedad exista, porque acreditan su constitución, su estructura y las decisiones que la rigen. Entran en esta categoría:

• Escrituras de constitución: el documento fundacional que da origen a la sociedad.
• Estatutos sociales: las reglas de funcionamiento de la empresa y sus sucesivas modificaciones.
• Actas de la junta: los acuerdos adoptados por los socios a lo largo de la vida de la sociedad.
• Documentos societarios fundamentales: libros societarios, títulos de propiedad y contratos de vigencia indefinida.

Estos documentos no se rigen por un plazo de destrucción, sino por la necesidad de disponer de ellos en cualquier momento. La conservación ordenada de el libro de actas es un ejemplo de este archivo de vigencia permanente.

¿Cuánto tiempo hay que guardar la documentación de los trabajadores?

La documentación de los trabajadores debe conservarse, con carácter general, un mínimo de cuatro años, plazo que se amplía cuando el documento sigue produciendo efectos o puede ser objeto de reclamación. Este periodo abarca contratos, nóminas, partes de alta y baja y justificantes de cotización a la Seguridad Social. En materia de prevención de riesgos laborales o de prestaciones de jubilación, conviene conservar algunos documentos durante plazos más largos, ligados a la vida laboral del trabajador. Por su carácter orientativo, cada plazo debe contrastarse con la normativa laboral y de Seguridad Social vigente antes de eliminar cualquier archivo.

¿Cómo custodiar digitalmente la documentación empresarial con garantías verificables?

Para custodiar digitalmente la documentación empresarial con garantías verificables se deposita ante notario la huella del archivo, no el archivo completo, y se obtiene un justificante que prueba su existencia e integridad. El proceso se aplica a cualquier documento de la empresa, como contratos, actas, nóminas o informes: la plataforma calcula el hash del archivo, lo deposita notarialmente y Logalty emite un justificante en PDF que acredita que ese documento existía en una fecha y no ha sido alterado después. Así, la empresa puede proteger un contrato privado o cualquier otro archivo sin renunciar a la confidencialidad de su contenido. Custodium reúne este recorrido en su servicio de custodia digital con depósito notarial.

Conclusión

La custodia de documentación empresarial consiste en conservar los archivos de la empresa de forma ordenada, segura y verificable durante los plazos que fija la ley, que van de los cuatro años de la documentación fiscal y laboral a los seis de la contable y mercantil, además de los documentos societarios de conservación permanente. Cumplir cada plazo protege a la empresa frente a sanciones y le permite acreditar hechos pasados cuando lo necesita.

La custodia digital añade a esa conservación una prueba de existencia e integridad, al depositar ante notario la huella del archivo y entregar un justificante verificable. Para llevar esta garantía a la documentación propia está disponible la custodia digital de CartaSinSobre.