Libro de actas digital: obligaciones legales y custodia

El libro de actas es obligatorio en las sociedades, lo custodia el órgano de administración y su contenido se conserva digitalmente con el depósito notarial.

El libro de actas cumple una función esencial en la vida de una sociedad o de una comunidad: deja constancia escrita de los acuerdos adoptados en juntas y reuniones, de modo que puedan acreditarse en el futuro. En España, su legalización es obligatoria para la mayoría de los tipos societarios, y no llevarlo o no legalizarlo puede derivar en irregularidades y en sanciones. La conservación del libro y de cada acta forma parte, por tanto, de las obligaciones de documentación de la entidad.

El libro de actas es uno de los documentos que se enmarcan dentro de la custodia de documentación empresarial.

Takeaways - Puntos clave del artículo

• Legalización obligatoria: El libro de actas es obligatorio para la mayoría de las sociedades mercantiles, como la SA y la SL, y para las comunidades de propietarios.
• Custodia del libro: La custodia del libro de actas recae, por lo general, en el secretario o en el administrador del órgano de la entidad.
• Libros de la SL: Una sociedad limitada lleva tres tipos de libros obligatorios: el libro de actas, el libro registro de socios y los libros contables.
• Riesgos de no llevarlo: No legalizar o no tener el libro de actas puede suponer irregularidades societarias e impedimentos en determinados trámites de la entidad.
• Custodia digital del acta: Depositar notarialmente el hash de cada acta acredita su fecha e integridad, con un justificante de Logalty como evidencia verificable.

¿Es obligatorio el libro de actas y quién está obligado a llevarlo?

Sí, el libro de actas es obligatorio para buena parte de las personas jurídicas en España, que además deben conservarlo y, en su caso, legalizarlo. Con carácter general, la obligación alcanza a:

• Sociedades mercantiles: las sociedades de capital, como la sociedad anónima (SA) y la sociedad limitada (SL), llevan un libro de actas de sus juntas y órganos de administración.
• Comunidades de propietarios: las comunidades sujetas al régimen de propiedad horizontal recogen en un libro de actas los acuerdos adoptados en sus juntas.
• Otras entidades: asociaciones y otras personas jurídicas con órganos colegiados también documentan sus reuniones en un libro de actas.

La obligación concreta y su alcance dependen del tipo de entidad y de la normativa que le resulta aplicable, por lo que conviene verificarla en cada caso.

¿Quién guarda y custodia el libro de actas?

La custodia del libro de actas recae, con carácter general, en el secretario o en el administrador del órgano correspondiente, que es quien lo conserva y lo mantiene a disposición de quienes tienen derecho a consultarlo. En una sociedad mercantil suele encargarse el secretario del consejo de administración o el administrador; en una comunidad de propietarios, el secretario o el administrador de la comunidad. Cualquier socio o comunero puede solicitar el acceso a su contenido en los términos que prevé la normativa aplicable.

¿Qué libros y registros debe llevar una sociedad limitada?

Una sociedad limitada debe llevar varios libros obligatorios que documentan tanto su vida societaria como su contabilidad. Los principales son:

• Libro de actas: recoge los acuerdos adoptados en las juntas generales y en los órganos colegiados de la sociedad.
• Libro registro de socios: refleja la titularidad de las participaciones sociales y las sucesivas transmisiones.
• Libros contables: incluyen el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales, que reflejan la contabilidad de la sociedad.

El detalle de los libros exigibles y su forma de llevanza se ajusta a la normativa mercantil y contable vigente, que conviene comprobar para cada sociedad.

¿Qué pasa si no se legaliza o no se tiene el libro de actas?

No legalizar o no llevar el libro de actas puede dar lugar a irregularidades societarias y a impedimentos prácticos en determinados trámites. Sus efectos más habituales son:

• Irregularidad formal: la falta del libro o de su legalización supone un incumplimiento de las obligaciones de documentación de la sociedad.
• Dificultades probatorias: sin actas debidamente conservadas resulta más difícil acreditar los acuerdos adoptados en juntas y reuniones.
• Trabas en trámites: la ausencia del libro puede obstaculizar operaciones y gestiones que exigen justificar la validez de esos acuerdos.

Las consecuencias concretas, incluidas las posibles sanciones, dependen del tipo de entidad y de la normativa aplicable, por lo que deben verificarse en cada supuesto.

¿Cómo custodiar digitalmente las actas de reuniones para que sean verificables?

Para custodiar digitalmente las actas de reuniones y que sean verificables se deposita ante notario la huella digital de cada archivo, en lugar del documento completo. Este proceso es una forma de depósito notarial de documentos y se apoya en dos elementos:

• Depósito notarial del hash: al depositar notarialmente el hash del archivo de cada acta se deja constancia de su existencia, de modo que su contenido no puede ser cuestionado en el futuro.
• Justificante de Logalty: el justificante emitido por Logalty acredita la fecha del depósito y la integridad del documento, sin exponer su contenido.

Custodium reúne este recorrido en un único trámite desde su servicio de custodia digital con depósito notarial.

Conclusión

El libro de actas es un libro obligatorio para la mayoría de las sociedades mercantiles y para otras entidades como las comunidades de propietarios, y su legalización y conservación forman parte de las obligaciones de documentación de la entidad. Su custodia corresponde, por lo general, al secretario o al administrador del órgano, que debe mantenerlo disponible y en regla.

Frente al soporte en papel, el contenido de cada acta puede conservarse digitalmente depositando ante notario su hash, lo que fija la fecha cierta y la integridad del documento. Para aplicar esta garantía a las actas propias está disponible la custodia digital de actas de CartaSinSobre.