Trámites notariales online: qué se puede hacer en España

Algunos trámites notariales pueden hacerse online al amparo de la Ley 11/2023, como consultas, ciertas firmas por videoconferencia y el depósito del hash.

Los trámites notariales online abarcan las actuaciones que, tradicionalmente presenciales, hoy pueden iniciarse o completarse por medios digitales. La Ley 11/2023 fue determinante en este cambio: impulsó el protocolo electrónico notarial y habilitó el otorgamiento de determinados instrumentos por videoconferencia. No todos los actos admiten esta vía, pero gestiones como el depósito del hash de un documento pueden resolverse sin acudir a una notaría.

El depósito notarial a distancia es una de las gestiones que se enmarcan dentro de la custodia de documentos [link interno: Art. C1].

Takeaways - Puntos clave del artículo

• Trámites disponibles: Algunos trámites notariales pueden hacerse por internet, como consultas, copias electrónicas y el depósito del hash de un documento ante notario.
• Ley 11/2023: La Ley 11/2023, de 8 de mayo, impulsó el protocolo electrónico notarial y amplió las actuaciones notariales que pueden realizarse por medios digitales.
• Firma por videoconferencia: Desde la Ley 11/2023 se pueden otorgar por videoconferencia determinados instrumentos notariales, aunque actos como los testamentos siguen exigiendo presencia física.
• Depósito del hash: El depósito del hash SHA-256 de un documento ante notario puede gestionarse íntegramente online, sin necesidad de acudir a ninguna notaría.
• Justificante en PDF: El depósito online del hash a través de Logalty concluye con un justificante en PDF disponible en el área reservada del usuario.

¿Qué trámites notariales se pueden hacer por internet en España?

Por internet pueden hacerse algunos trámites notariales, aunque no todos. Entre las gestiones habituales figuran la consulta de documentos, la obtención de copias electrónicas, el depósito del hash de un archivo y el otorgamiento de determinados instrumentos por videoconferencia previsto en la Ley 11/2023.

• Consultas y copias: la solicitud de información y la obtención de copias electrónicas de documentos ya autorizados pueden gestionarse a distancia.
• Depósito del hash: la huella digital de un documento puede depositarse ante notario de forma íntegramente online, sin exponer su contenido.
• Instrumentos por videoconferencia: la Ley 11/2023 habilita el otorgamiento de una lista concreta de actos a través de la sede electrónica notarial.

Otros actos siguen requiriendo la presencia en la notaría, como los que exigen la intervención personalísima del interesado o muchas actas notariales [link interno: Art. C6] que documentan hechos de forma presencial.

¿Se puede firmar ante notario online o a distancia?

Sí, en determinados casos se puede firmar ante notario a distancia. Desde la Ley 11/2023, es posible otorgar y firmar ciertos instrumentos notariales mediante videoconferencia a través de la sede electrónica notarial, identificándose con firma electrónica cualificada o un medio de identificación reconocido.

• Identificación electrónica: el firmante se identifica con certificado cualificado u otros medios admitidos, sin acudir físicamente a la notaría.
• Sede electrónica notarial: la comparecencia se realiza por videoconferencia a través de la plataforma habilitada por el Consejo General del Notariado.
• Actos admitidos: solo los instrumentos incluidos en la lista legal pueden firmarse por esta vía; el resto mantiene la firma presencial.

La firma a distancia no sustituye a la notaría presencial en todos los supuestos: su alcance se limita a los actos que la Ley 11/2023 enumera de forma expresa.

¿Qué es el soporte notarial electrónico?

El soporte notarial electrónico es el formato digital en el que los documentos notariales pueden existir y conservarse, junto al tradicional soporte en papel. La Ley 11/2023 creó el protocolo electrónico notarial, un registro digital en el que se incorpora la matriz electrónica de cada instrumento autorizado por el notario.

• Matriz electrónica: cada documento autorizado genera una versión electrónica firmada por el notario, que se integra en el protocolo digital.
• Conservación: el protocolo electrónico se custodia en una infraestructura gestionada bajo la supervisión del Consejo General del Notariado.
• Coexistencia: el soporte electrónico convive con el papel y permite emitir copias autorizadas en formato digital.

El depósito del hash de un archivo es una gestión distinta de la matriz notarial, pero se apoya en la misma lógica del depósito notarial de documentos [link interno: Art. C2] como prueba electrónica.

¿Cómo depositar un documento ante notario de forma 100% online?

Depositar un documento ante notario de forma 100% online consiste en un proceso guiado que no exige desplazamientos: el usuario sube el archivo, el sistema calcula su hash y lo deposita ante notario, y al terminar recibe un justificante en PDF en un área reservada.

• Subida del archivo: el documento se carga en la plataforma, que trabaja sobre él sin que su contenido salga del control del usuario.
• Cálculo del hash: se genera el hash SHA-256, una huella única que representa el archivo sin revelar su contenido.
• Depósito ante notario: la huella se deposita ante notario a través de Logalty, prestador de servicios de confianza.
• Justificante en PDF: al finalizar se emite un justificante descargable desde el área reservada, con la fecha y la referencia del hash.

Custodium ofrece este recorrido paso a paso desde su servicio de custodia con depósito notarial online.

Conclusión

Algunos trámites notariales pueden hacerse por internet en España, como las consultas, la obtención de copias electrónicas, el depósito del hash de un documento y el otorgamiento de ciertos instrumentos por videoconferencia habilitado por la Ley 11/2023, mientras que otros actos siguen exigiendo la presencia física ante el notario.

El depósito notarial de un documento es, de estas gestiones, la que puede resolverse por completo a distancia: basta con depositar el hash del archivo y conservar el justificante en PDF. Para aplicar esta garantía a un documento propio está disponible el servicio de custodia digital de CartaSinSobre.