Tipos de actas notariales: cuáles son y para qué sirven

Las actas notariales se dividen en seis tipos, cada uno da fe de un hecho distinto y el acta de depósito acredita la existencia e integridad de un documento.

Las actas notariales agrupan documentos públicos con una función común: que el notario dé fe de un hecho, una situación o una declaración, de modo que quede constancia oficial y con valor probatorio. Cada tipo responde a una necesidad distinta, desde acreditar lo que el notario percibe directamente hasta recoger declaraciones o dejar prueba del depósito de un documento. Entre estas modalidades, el acta de depósito es la que conecta la función notarial con la conservación de archivos digitales.

El acta de depósito es una de las modalidades que se enmarcan dentro de la custodia de documentos [link interno: Art. C1].

Takeaways - Puntos clave del artículo

• Seis tipos principales: Las actas notariales se agrupan en seis tipos principales: de presencia, notoriedad, manifestaciones, protocolización, referencia y depósito, según el hecho del que dan fe.
• Función del acta: Un acta notarial sirve para dejar constancia de hechos, situaciones o declaraciones y otorgarles un valor probatorio reforzado ante terceros.
• Acta de depósito digital: En el acta de depósito digital, el notario da fe del hash SHA-256 del archivo, sin recibir el documento completo.
• Trámite online: El acta de depósito notarial digital se tramita online mediante el depósito del hash a través de Logalty, con justificante en PDF.
• Cobertura legal: La Ley 11/2023 impulsa la digitalización de las actuaciones notariales y da cobertura al depósito electrónico de documentos en España.

¿Cuáles son los 6 tipos de actas notariales y para qué sirven?

Los 6 tipos principales de actas notariales son las de presencia, notoriedad, manifestaciones, protocolización, referencia y depósito, y cada una da fe de un hecho distinto:

• Acta de presencia: el notario da fe de un hecho que percibe directamente por sus sentidos, como el estado de un inmueble o la entrega de un objeto.
• Acta de notoriedad: acredita hechos notorios sobre los que se fundan derechos, tras comprobar el notario su veracidad.
• Acta de manifestaciones: recoge las declaraciones que una persona realiza ante el notario, sin que este valore su contenido.
• Acta de protocolización: incorpora un documento al protocolo notarial para dejar constancia de él y conservarlo.
• Acta de referencia: refleja las declaraciones de terceros o el contenido de los documentos que se exhiben al notario.
• Acta de depósito: deja constancia del depósito de un documento o de su huella digital en una fecha concreta.

¿Para qué sirve un acta notarial?

Un acta notarial sirve para dejar constancia oficial de hechos, situaciones o declaraciones que el notario presencia o que le son comunicados, otorgándoles un valor probatorio reforzado. A diferencia de una escritura, no formaliza un negocio jurídico entre partes, sino que documenta una realidad concreta para poder acreditarla más adelante.

Ese valor probatorio se apoya en la condición del notario como funcionario público que da fe: lo que refleja el acta se presume cierto salvo prueba en contrario, lo que la convierte en un medio de prueba sólido en trámites administrativos o en un eventual procedimiento judicial.

¿Cuándo se usa el acta de depósito notarial y qué acredita?

El acta de depósito notarial se usa cuando se quiere dejar constancia de la existencia e integridad de un documento en una fecha concreta, y acredita precisamente esos dos hechos: que el documento existía en ese momento y que su contenido no se ha alterado después. Este uso es la base del depósito notarial [link interno: Art. C2], habitual para proteger contratos, proyectos u obras cuya autoría o fecha pueda discutirse.

En la modalidad digital, el notario no da fe del documento completo, sino de su hash: una huella criptográfica única que representa el archivo sin exponer su contenido. La coincidencia entre el hash depositado y el del documento demuestra que este no ha cambiado. Esta forma de actuación se apoya en la Ley 11/2023, que impulsa la digitalización de las actuaciones notariales en España.

¿Cómo tramitar un acta de depósito notarial digital online?

Para tramitar un acta de depósito notarial digital online se sigue un proceso guiado que no exige acudir a la notaría. El usuario sube el archivo, el sistema calcula su hash SHA-256 y lo deposita ante notario a través de Logalty, y al finalizar obtiene un justificante en PDF junto con el acceso a un área reservada. Este recorrido se integra entre los trámites notariales online [link interno: Art. C5], y antes de confirmar es posible revisar cuánto cuesta el servicio [link interno: Art. C3]. Custodium ofrece este proceso paso a paso desde su servicio de custodia con depósito notarial digital.

Conclusión

Las actas notariales son documentos públicos con los que el notario da fe de hechos, situaciones o declaraciones, y se agrupan en seis tipos principales según aquello que acreditan: presencia, notoriedad, manifestaciones, protocolización, referencia y depósito. El acta de depósito es la que conecta esta función con la protección de documentos, al dejar constancia de su existencia e integridad en una fecha concreta.

En su versión digital, el depósito se resuelve online mediante el hash del archivo ante notario, con la cobertura de la Ley 11/2023 y la entrega de un justificante verificable. Para aplicar esta garantía a un documento propio está disponible el servicio de custodia digital de CartaSinSobre.