Acta notarial y escritura pública: diferencias y usos

El acta notarial da fe de hechos y la escritura pública formaliza negocios jurídicos, por lo que el depósito de documentos digitales se realiza mediante acta.

La distinción entre un acta notarial y una escritura pública responde a la función de cada documento. La escritura pública formaliza acuerdos de voluntad entre partes, mientras que el acta notarial deja constancia de un hecho o una situación que el notario comprueba o recibe. Esa diferencia explica por qué el depósito de documentos digitales, que solo necesita probar la existencia de un archivo en una fecha, se articula mediante acta y no mediante escritura, dentro del marco de digitalización notarial que impulsa la Ley 11/2023 en España.

El acta de depósito es una de las modalidades que se integran dentro de la custodia notarial de documentos [link interno: Art. C1].

Takeaways - Puntos clave del artículo

• Acta frente a escritura: La escritura pública formaliza negocios jurídicos entre partes, mientras que el acta notarial da fe de hechos o situaciones que el notario constata.
• Seis tipos de acta: El acta notarial adopta seis modalidades: presencia, notoriedad, manifestaciones, protocolización, referencia y depósito, cada una para acreditar un tipo de hecho.
• Depósito mediante acta: El depósito de un documento digital se documenta mediante acta y no escritura, porque da fe de un hecho y no formaliza un negocio jurídico.
• Misma validez jurídica: El acta notarial y la escritura pública son documentos públicos con fe notarial y plena validez jurídica; se diferencian en su objeto, no en su fuerza.
• Carta notarial de envío: La carta notarial es un acta de envío: el notario da fe de que el remitente le entregó un texto y lo remitió por correo certificado.

¿Qué diferencia hay entre acta notarial y escritura pública?

La diferencia está en el objeto de cada documento: la escritura pública formaliza negocios jurídicos entre partes, mientras que el acta notarial da fe de hechos o situaciones. No son lo mismo, aunque en ambos intervenga un notario:

• Escritura pública: recoge negocios jurídicos entre partes, como compraventas, herencias, poderes o contratos, y refleja su voluntad y su consentimiento.
• Acta notarial: da fe de hechos, situaciones o manifestaciones que el notario presencia directamente o que le son comunicados, sin recoger un acuerdo entre partes.

¿Para qué sirve un acta notarial y qué beneficios tiene?

Un acta notarial sirve para acreditar hechos de forma fehaciente, con el respaldo de la fe pública notarial. Su beneficio principal es convertir un hecho o una situación en una prueba con valor documental. Según el hecho que recoge, adopta distintas modalidades, recogidas entre los tipos de actas notariales [link interno: Art. C6]:

• De presencia: el notario constata directamente lo que ve u oye.
• De notoriedad: acredita hechos considerados notorios.
• De manifestaciones: recoge lo que una persona declara ante el notario.
• De protocolización: incorpora un documento privado al protocolo notarial.
• De referencia: deja constancia de otros documentos o datos a los que el acta se remite.
• De depósito: da fe del depósito de un documento o de su huella digital ante notario.

¿Por qué el depósito de documentos digitales se hace mediante acta y no escritura?

El depósito de un documento digital se hace mediante acta porque no formaliza ningún negocio jurídico entre partes, sino que da fe de un hecho: la existencia de un archivo con un contenido concreto en una fecha determinada. Esa es exactamente la función del acta notarial de depósito [link interno: Art. C2]. En la modalidad digital, el hecho que se acredita es la huella del archivo, su hash, de modo que no hay voluntad de las partes ni objeto negocial que requieran una escritura pública.

¿Qué pasa cuando mandas una carta notarial?

Cuando se manda una carta notarial, el notario da fe de que el remitente le entregó un texto determinado y de que lo remitió por correo certificado. Es un acta de envío, no un acta de depósito de un archivo digital: acredita el contenido y la fecha de una comunicación dirigida a un tercero, no la existencia e integridad de un fichero. Para esas comunicaciones fehacientes se emplea el burofax [link interno: Burofax], mientras que el depósito de documentos digitales corresponde al acta de depósito.

¿Cómo solicitar el acta notarial opcional en Custodium y para qué sirve?

En Custodium, el proceso base de depósito ya incluye el justificante en PDF de Logalty, que actúa como prestador de servicios de confianza [link interno: Art. E3] y acredita el depósito del hash del archivo. De forma adicional y opcional, el usuario puede solicitar un acta notarial cuando necesita un respaldo documental reforzado, por ejemplo para aportar la prueba en un procedimiento formal. El acta recoge el mismo hecho, el depósito del documento en una fecha, pero con la fuerza de un documento público autorizado por notario. Esta opción está disponible dentro del servicio de custodia digital con depósito notarial.

Conclusión

La diferencia entre un acta notarial y una escritura pública está en su objeto: la escritura formaliza negocios jurídicos entre partes, mientras que el acta da fe de hechos o situaciones. Ambos son documentos públicos con plena validez, y por eso el depósito de un documento digital, que únicamente prueba un hecho, se documenta mediante acta y no mediante escritura.

En su versión digital, ese depósito se resuelve en línea con la entrega de un justificante y, de forma opcional, con un acta notarial para reforzar la prueba. Quien necesite aplicar esta garantía a un archivo propio puede hacerlo desde la plataforma de custodia digital de CartaSinSobre.