Fecha cierta de un documento: qué es y cómo acreditarla

La fecha cierta demuestra que un documento privado existía frente a terceros, se adquiere ante notario o registro y puede fijarse online depositando su hash.

La fecha cierta responde a una necesidad concreta: poder demostrar frente a terceros que un documento existía, con un contenido determinado, en un momento dado. Un documento privado prueba lo que dice entre quienes lo firman, pero su fecha no vincula a quien no participó, porque nada impide antedatarla o modificarla después. Por eso la ley reserva el concepto de fecha cierta para los casos en que la fecha queda fijada de un modo que no admite manipulación.

Adquirir fecha cierta es lo que convierte un documento privado en una prueba oponible a cualquiera, y es una de las garantías que se buscan al recurrir a el depósito notarial.

Takeaways - Puntos clave del artículo

• Prueba frente a terceros: La fecha cierta es la que acredita frente a terceros que un documento existía en un momento dado y no ha sido manipulada.
• Documento privado sin fecha cierta: Un documento privado prueba su fecha solo entre las partes que lo firman, pero no es oponible a terceros ajenos al acuerdo.
• Tres supuestos legales: El artículo 1227 del Código Civil fija la fecha cierta desde la inscripción en registro público, la muerte de un firmante o la entrega a un funcionario público.
• Fecha fehaciente: Una fecha es fehaciente cuando se acredita de forma indiscutible, por un medio que impide negarla, como la intervención notarial o el registro.
• Fecha cierta digital: En digital se da fecha cierta depositando ante notario el hash SHA-256 del archivo mediante Logalty, con un justificante en PDF como prueba.

¿Qué es la fecha cierta en un contrato privado?

La fecha cierta en un contrato privado es la fecha que queda fijada de forma que no puede negarse frente a terceros, es decir, la que acredita de manera indiscutible cuándo existía ya el acuerdo. Un contrato firmado solo entre las partes prueba la fecha entre ellas, pero no frente a quien no participó, porque cualquiera podría haberlo antedatado o pospuesto. Por eso el derecho civil reserva el concepto de fecha cierta para los casos en que esa fecha resulta oponible a terceros ajenos al contrato y a la validez de un documento privado.

¿Cuándo se adquiere la fecha cierta de un documento privado?

Un documento privado adquiere fecha cierta cuando concurre alguno de los supuestos que la ley reconoce como imposibles de manipular por las partes. El artículo 1227 del Código Civil establece que la fecha de un documento privado solo cuenta frente a terceros desde tres momentos:

• Inscripción en un registro público: desde el día en que el documento se incorpora o inscribe en un registro público.
• Muerte de un firmante: desde el fallecimiento de cualquiera de las personas que lo firmaron.
• Entrega a un funcionario público: desde el día en que se entrega a un funcionario público por razón de su oficio, como ocurre con la intervención de un notario.

Fuera de estos supuestos, la fecha de un documento privado no es oponible a terceros aunque las partes la den por buena entre sí, lo que condiciona su valor como prueba documental.

¿Qué significa que algo sea fehaciente?

Que algo sea fehaciente significa que queda acreditado de forma indiscutible, sin posibilidad de negarlo. Un hecho fehaciente es aquel que se prueba con un medio al que la ley o la práctica reconocen plena fuerza probatoria, de modo que la otra parte no puede discutir que ocurrió. Aplicado a las fechas, una fecha fehaciente es la que se acredita de esa manera: no basta con que figure escrita en el documento, sino que debe constar por un medio que impida ponerla en duda, como la intervención de un notario o el registro, algo distinto de la fecha de creación de un archivo.

¿Cómo dar fecha cierta a un documento digital sin ir a la notaría?

Para dar fecha cierta a un documento digital sin ir a la notaría se recurre a un servicio que deposita ante notario la huella del archivo en lugar del archivo completo. El proceso se resuelve en línea en pocos pasos:

• Subida del archivo: el usuario carga el documento en la plataforma, que trabaja sobre él sin exponer su contenido.
• Generación del hash: el sistema calcula el hash SHA-256, una huella única que identifica el archivo.
• Depósito ante notario: esa huella se deposita ante notario a través de Logalty, prestador de servicios de confianza.
• Justificante en PDF: Logalty emite un justificante que acredita que el archivo existía en esa fecha exacta.

De este modo queda constancia verificable de la fecha del documento sin desplazamientos. Custodium ofrece este recorrido desde su servicio de custodia digital con depósito notarial.

Conclusión

La fecha cierta es la que permite demostrar frente a terceros que un documento existía en una fecha determinada, algo que un documento privado no consigue por sí solo. El Código Civil la reconoce cuando el documento se inscribe en un registro público, fallece uno de sus firmantes o se entrega a un funcionario público, como el notario.

En el entorno digital esa misma garantía se obtiene depositando ante notario la huella del archivo, el hash SHA-256, y conservando el justificante que acredita la fecha. Para aplicar esta prueba a un documento propio está disponible el servicio de custodia digital de CartaSinSobre.