Fechar un documento o certificar su envío: dos pruebas

Qué significa correo certificado, si un sello de tiempo puede sustituirlo y cómo saber si un email es certificado, con la diferencia entre existencia y entrega

Fechar un documento y hacerlo llegar a otra persona parecen lo mismo, pero son pruebas distintas. Confundirlas lleva a creer que algo se notificó cuando solo se registró su fecha.

Cómo se prueba la fecha de un documento se resume en la guía sobre fecha de existencia.

Takeaways - Puntos clave del artículo

• Existencia y fecha: Un sello de tiempo prueba que unos datos existían en un instante concreto, no que se enviaran ni que alguien los recibiera (art. 3.33 eIDAS).
• Entrega certificada: eIDAS regula la entrega electrónica certificada como servicio que aporta pruebas del envío y la recepción de los datos (art. 3.36).
• Presunción de entrega: Con un servicio cualificado de entrega se presumen la integridad, el envío por el remitente y la recepción por el destinatario identificados (art. 43.2).
• Sin discriminación: A los datos enviados por entrega electrónica certificada no se les niegan efectos por el mero hecho de estar en formato electrónico (art. 43.1).
• Email ordinario: Un email sin certificar muestra fechas que asignan los servidores y los programas, sin la garantía de un prestador de confianza.

¿Qué significa correo certificado?

Es un envío postal con prueba de su admisión y registro de su entrega, que puede completarse con un acuse de recibo firmado por el destinatario. Acredita que algo se envió y se entregó, pero no siempre qué contenía.

Su equivalente digital es la entrega electrónica certificada, un servicio de confianza regulado por eIDAS (art. 3.36). Lo que acredita, en cambio, un sello se explica en lo que prueba un sello de tiempo.

¿Puede un sello de tiempo sustituir a un correo certificado?

No, porque prueban cosas distintas: el sello acredita existencia e integridad en una fecha; el certificado, el envío y la entrega. Si hay que comunicar algo a otra parte, como un requerimiento, hace falta una vía que certifique la entrega y el contenido.

Para fechar un documento está el sello de tiempo de Fecha Cierta Online, y para comunicarlo con acuse de recibo, entrega bajo firma y certificación de contenido, el burofax en línea Burofax One. Cómo sellar un acuerdo se explica en sellar un contrato antes de enviarlo.

¿Cómo saber si un email es certificado?

Por quién lo envía y qué prueba genera: un email certificado lo gestiona un prestador de entrega electrónica certificada. Si es cualificado, se presumen la integridad, el envío y la recepción (art. 43.2 eIDAS), y el prestador figura en la lista de confianza.

Un email ordinario, aunque muestre fecha y hora, no aporta esa garantía, como ocurre con las fechas que muestra un archivo. La lista se explica en la lista de prestadores cualificados.

Conclusión

El sello de tiempo prueba que un documento existía en una fecha y no ha cambiado; el correo certificado, que se envió y se entregó. No se sustituyen, y en una disputa pueden complementarse sobre el mismo documento.

Para fijar la fecha de un documento antes de enviarlo está el sello de fecha y hora de CartaSinSobre.