Sellar un archivo en línea: formatos, requisitos y pasos

Qué formatos de archivo se pueden sellar con fecha cierta, si es necesario un certificado digital para aplicar el sello y cuánto tarda el proceso de sellado

Aplicar un sello de tiempo ya no exige instalar programas ni acudir a ninguna oficina. Basta con saber qué archivo, qué formato y qué garantía se necesitan.

El valor de esa fecha se explica en la guía práctica de fecha cierta.

Takeaways - Puntos clave del artículo

• Solo la huella: En el protocolo RFC 3161, lo que se envía a la autoridad de sellado es la huella del documento y el algoritmo usado para calcularla.
• Firma del prestador: El sello cualificado lo firma el prestador, no quien lo solicita, así que basta con enviar la huella del documento (art. 42.1 eIDAS).
• Presunción legal: La fecha y hora de un sello cualificado de tiempo y la integridad de los datos sellados se presumen exactas (art. 41.2 eIDAS).
• Cualquier contenido: eIDAS considera documento electrónico todo contenido almacenado en formato electrónico, sea texto o registro sonoro, visual o audiovisual (art. 3.35).
• Original intacto: Para verificar un sello hay que conservar el archivo tal como se selló, porque cualquier cambio altera su huella.

¿Qué formatos de archivo se pueden sellar con fecha cierta?

Cualquier documento informático: contratos, presupuestos aceptados, emails convertidos a PDF, informes, ficheros de diseño o código fuente. Lo que se sella es la huella del archivo, así que el tipo de contenido no cambia el procedimiento.

El sellado de documentos de Fecha Cierta Online admite archivos de hasta 100 páginas o 25 MB y los entrega en PDF, TSR o TSD. Las diferencias se explican en elegir entre PDF, TSR y TSD.

¿Es necesario tener un certificado digital para aplicar un sello de tiempo?

No. El sello de tiempo lo firma el prestador cualificado, no quien lo solicita, así que no hace falta certificado propio (art. 42.1 eIDAS). Basta con cargar el archivo en el servicio que se use.

El certificado sí es necesario para firmar el documento, que es otra operación. Cómo se combinan firma y sello se explica en firma electrónica y sello de tiempo, y qué ocurre si el certificado caduca, en cuando caduca el certificado de firma.

¿Cuánto tarda en completarse el proceso de sellado?

Depende sobre todo de los pasos previos, porque el sello se pide al final. En Fecha Cierta Online, el proceso se hace en línea y sus diez pasos se resumen así:

1. Modalidad: se elige el tipo de fecha cierta.
2. Archivo: se indica su tipo y, si es un PDF, si se quiere poder imprimirlo con la fecha cierta.
3. Formato final: PDF, TSR o TSD.
4. Palabras clave: hasta cuatro, para localizarlo después.
5. Carga, registro y pago: se sube el archivo, se crea una cuenta gratuita o se inicia sesión y se paga con tarjeta.
6. Descarga: se obtiene el archivo con el sello de tiempo.

Si se añade el registro en Bitcoin, el archivo .ots y su certificado llegan en un máximo de 12 horas. Por qué conviene sellar antes de cualquier disputa se ve en los riesgos de la fecha del sistema.

Conclusión

Aplicar un sello de tiempo consiste en enviar la huella del documento a un prestador cualificado y descargar después el archivo sellado. No exige certificado propio y sirve para cualquier documento informático, siempre que se conserve el archivo sellado.

Para sellar un documento en línea está el sellado en diez pasos de CartaSinSobre.